Ngày 07/4/2025, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Công văn số 687/BKHCN-CĐSQG hướng dẫn thực hiện Quyết định số 571/QĐ-TTg ngày 12/3/2025 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Ban Chỉ đạo sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Nguyên tắc chung

Trong quá trình rà soát, cập nhật và tổ chức lại các nền tảng số, hệ thống thông tin (HTTT) và cơ sở dữ liệu quốc gia, các đơn vị cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Ưu tiên trải nghiệm của người dùng: Đảm bảo người dân, doanh nghiệp và các bên liên quan có thể truy cập, khai thác các HTTT và cơ sở dữ liệu trên một giao diện thống nhất, dễ sử dụng và thân thiện.

- Tiết kiệm chi phí đầu tư: Tránh trùng lặp hệ thống, tận dụng tối đa hạ tầng, dữ liệu và nguồn lực hiện có để giảm thiểu chi phí.

- Đảm bảo tính liên tục, không gián đoạn dịch vụ: Các HTTT và cơ sở dữ liệu phải duy trì hoạt động ổn định trong suốt quá trình điều chỉnh, cập nhật hoặc hợp nhất, không làm gián đoạn quá trình vận hành và khai thác.

- Kế thừa và tối ưu hệ thống hiện có: Đánh giá các HTTT và cơ sở dữ liệu cũ để lựa chọn giải pháp tối ưu, tránh lãng phí tài nguyên và đảm bảo hiệu quả sử dụng.

- An toàn thông tin mạng, an ninh mạng: Tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, bảo mật dữ liệu và bảo vệ quyền riêng tư của người dùng.

Nguyên tắc cụ thể cho các hệ thống phổ biến

Các nguyên tắc dưới đây áp dụng cho các loại HTTT phổ biến trong quá trình tổ chức lại đơn vị hành chính:

Đối với Cổng/Trang Thông tin điện tử của các bộ, ngành, địa phương

- Sử dụng một cổng/trang thông tin điện tử duy nhất cho đơn vị mới sau sáp nhập hoặc hợp nhất, đảm bảo giao diện thống nhất và thân thiện với người dùng.

- Hợp nhất nội dung và dữ liệu từ các cổng/trang thông tin cũ, đảm bảo không mất mát dữ liệu và duy trì khả năng truy cập thông tin quan trọng.

- Giữ nguyên hoặc chuyển hướng URL (API) quan trọng để tránh gây ra gián đoạn cho các truy vấn từ bên ngoài.

- Tích hợp các tính năng nâng cao như tìm kiếm thông minh, hỗ trợ đa nền tảng (web, di động) và tương thích với hệ thống định danh số.

Đối với HTTT giải quyết thủ tục hành chính

- Đảm bảo cung cấp một giao diện truy cập thống nhất (Cổng Dịch vụ công thống nhất) để người dân và doanh nghiệp dễ dàng khai thác và sử dụng dịch vụ công.

- Đối với phân hệ giải quyết thủ tục hành chính:

+ Nếu tiếp tục duy trì các phân hệ hiện có, phải đảm bảo kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu thông suốt giữa các hệ thống; đồng bộ và hợp nhất dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính; đảm bảo khả năng truy xuất lịch sử xử lý hồ sơ trước và sau khi sáp nhập hoặc hợp nhất.

+ Nếu kết thúc hoạt động của một số phân hệ, phải nghiên cứu và lựa chọn phương án sử dụng phân hệ có năng lực vận hành tốt nhất, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đảm bảo quy trình xử lý thủ tục hành chính không bị gián đoạn.

Đối với Hệ thống Quản lý văn bản điều hành

- Sử dụng một hệ thống quản lý văn bản điều hành duy nhất sau khi các cơ quan sáp nhập hoặc hợp nhất, đảm bảo tính liên tục và thuận tiện trong xử lý, lưu trữ văn bản.

- Hợp nhất dữ liệu từ các hệ thống cũ, đảm bảo không mất mát dữ liệu và duy trì lịch sử xử lý văn bản để phục vụ tra cứu và theo dõi công tác chỉ đạo, điều hành.

- Duy trì khả năng liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia, đảm bảo văn bản điện tử được luân chuyển thông suốt và đúng quy trình; phối hợp với Văn phòng Chính phủ để điều chỉnh tên các đơn vị theo cơ cấu tổ chức mới.

- Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ trên một nền tảng thống nhất, đảm bảo đồng bộ trong xử lý văn bản giữa các cấp và đơn vị trực thuộc.

- Tích hợp, cấu hình và điều chỉnh các tính năng theo cơ cấu tổ chức mới, chẳng hạn như ký số, tự động phân luồng xử lý văn bản và quy trình nghiệp vụ để nâng cao hiệu suất làm việc.

Đối với Hệ thống Email

- Hợp nhất hệ thống email thành một hệ thống duy nhất cho đơn vị mới sau sáp nhập hoặc hợp nhất, đảm bảo tính đồng bộ trong quản lý và sử dụng. Mỗi cán bộ, công chức sẽ có một địa chỉ email công vụ.

- Duy trì khả năng truy cập các thư điện tử cũ và xem xét triển khai phương án kỹ thuật để tự động chuyển tiếp email từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới trong thời gian đầu.

- Tích hợp hệ thống email với danh bạ điện tử theo cơ cấu tổ chức mới, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin liên hệ và tránh mất kết nối khi chuyển đổi hệ thống.

Đối với Hệ thống thông tin báo cáo

- Hợp nhất hệ thống thông tin báo cáo trên một nền tảng chung để đảm bảo tính đồng bộ.

- Chuẩn hóa chỉ tiêu báo cáo và mô hình dữ liệu, đảm bảo thống nhất trong phương thức thu thập và xử lý dữ liệu.

- Duy trì khả năng liên thông với HTTT Báo cáo quốc gia, đảm bảo các báo cáo của đơn vị mới được cập nhật kịp thời theo yêu cầu của Chính phủ.

Đối với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu dùng chung toàn quốc

Các cơ quan, đơn vị quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu dùng chung toàn quốc:

- Đánh giá hiện trạng và lập kế hoạch chuyển đổi:

+ Đánh giá toàn diện hiện trạng của cơ sở dữ liệu bao gồm: cấu trúc dữ liệu, quy mô, mức độ khai thác, các tài khoản truy cập, cơ chế phân quyền theo cơ cấu tổ chức cũ, hệ thống kết nối – chia sẻ dữ liệu hiện hành.

+ Xây dựng kế hoạch chuyển đổi chi tiết: xác định rõ các bước chuyển đổi, mốc thời gian, nguồn lực kỹ thuật – nhân sự; thực hiện sao lưu, lập phương án dự phòng dữ liệu để đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đổi.

- Cập nhật, điều chỉnh các cấu hình và tổ chức lại dữ liệu:

+ Cập nhật các thông tin hành chính (mã định danh đơn vị, tên đơn vị, phân cấp hành chính…) và cấu hình hệ thống phù hợp với mô hình tổ chức mới sau sáp nhập.

+  Tổ chức lại dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ, bao gồm việc hợp nhất và làm sạch dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu cũ (nếu có), cập nhật mã định danh và các trường thông tin liên quan đến đơn vị hành chính mới; xác lập cơ chế đánh dấu và phân biệt dữ liệu cũ/mới phục vụ truy xuất và báo cáo.

+ Thiết lập cơ chế lưu giữ, truy cập dữ liệu lịch sử về đơn vị hành chính cũ để đảm bảo tính liên tục trong quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công.

- Đảm bảo tính liên tục và khả năng truy cập:

+ Duy trì hoạt động ổn định của hệ thống cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình chuyển đổi, không làm gián đoạn dịch vụ hoặc ảnh hưởng đến người dân, doanh nghiệp.

+ Rà soát, cập nhật hệ thống tài khoản người dùng và phân quyền truy cập theo cơ cấu tổ chức mới, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, đúng người – đúng vai trò – đúng thẩm quyền.

- Công bố hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật:

+ Xây dựng và công bố tài liệu hướng dẫn kỹ thuật cho bộ, ngành, địa phương về việc cập nhật, kết nối, khai thác và chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia trong giai đoạn tổ chức lại đơn vị hành chính.

+ Thiết lập đầu mối hỗ trợ kỹ thuật và quy trình phản hồi nhanh các tình huống phát sinh trong quá trình triển khai.

-Phối hợp liên ngành và chuẩn hóa pháp lý dữ liệu

+ Phối hợp với Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông để cập nhật đồng bộ mã định danh đơn vị hành chính, đảm bảo phù hợp với danh mục, quy chuẩn quốc gia.

+ Rà soát các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ, khai thác, chia sẻ dữ liệu và cập nhật các văn bản nội bộ (quy chế vận hành, quy trình phối hợp…) cho phù hợp với thực tiễn tổ chức lại hành chính.